Эффективное решение проблемы создания электронного архива связано с технологическими и организационными трудностями. Предприятие не может решить все вопросы перехода на новую технологию самостоятельно. Копировальный центр "Все Дела"поможет вам привести в порядок архивы, выполнит электронное сканирование документов, расставит все на свои места.

Обычно создание электронного архива в компании происходит в четыре этапа:

• Определение целей сканирования и объемов электронного хранения документов.
• Сканирование документов бумажного архива.
• Систематизация, индексирование и классификация.
• Ввод данных в карточки поиска электронных документов.
• Загрузка документов в электронный архив.

 

Копировальный центр «Все Дела» решит для вас проблемы трех первых этапов. Работая с нами, вы существенно облегчаете работу по созданию электронного архива в компании, используете время ваших сотрудников на работу, а не на поиски и обработку бумажек.

Сканирование больших объемов документов рационально выполнять в специализированном центре

Сканирование обеспечивает создание электронных образов бумажных документов, которые в последствии становятся основой электронного архива.

Сканирование больших объемов документов рационально выполнять в специализированном центре сканирования. Копировальный центр «Все Дела» обеспечивает полный комплекс услуг электронного сканирования документов. Специалисты центра владеют широким спектром современных технологий, ориентированных на наилучший результат.

Организация работ по электронному сканированию представляет из себя целый комплекс работ. Для работы с большими объемами документов необходима подготовка документов к сканированию. Для того, чтобы сканирование и распознавание документов было выполнено успешно и максимально эффективно, специалисты центра "Все ДЕЛА" подготовят документы к сканированию.

При сканировании больших объемов документов проводятся опытные работы с последующим анализом результатов, учетом пожеланий потребителей в соответствии с поступившими предложениями. Преимущества нашей технологии:

• Комплексные услуги по оцифровке и систематизации документов.
• Использование высокопроизводительного оборудования.
• Широкий формат сканирования (размер оригинала 914 х 3600 мм)

 

Этап систематизации

На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. Как безболезненно пройти этап подготовки документов при передаче их на электронное сканирование?

Удобство доступа к отсканированным документам в значительной мере зависит от того, насколько тщательно были выполнены работы на этапе систематизации данных. Этап систематизации очень важен при подготовке документов к дальнейшей загрузке их в электронный архив. Уже до оцифровки документов важно правильно расставить их на свои места. Правильная организация электронного архива предполагает классификацию документов и индексирование отсканированных документов по идентификационным полям.

Мы поможем вам выполнить работу по сортировке и систематизации данных, привести в порядок все документы.

Соблюдение требований конфиденциальности.

Вся работа по сканированию документов выполняется с соблюдением критериев конфиденциальности. Информация в документах защищена от посторонних глаз.

Методы защиты информации при сканировании документов:

• Использование профессионального оборудования.
• Использование системы видеонаблюдения.
• Соблюдение соглашений о конфиденциальности информации.

 

Преимущества работы с оцифрованными документами

Система электронного архива позволяет получать быстрый доступ к информации и тем самым оптимизирует работу сотрудников компании. Электронные архивы стали важной частью рабочего процесса и определяют успешную работу всей организации.

Преимущества электронного архива:

• Снижение времени и затрат на работу с бумажными документами.
• Экономия полезных площадей офисного пространства.
• Возможность работать удаленно.
• Быстрый поиск документов.
• Авторизованный доступ.

Большинство организаций переходит от работы с бумажными документами к электронным. Еще несколько лет назад коммерческие и бюджетные организации только начинали заниматься проблемой введения электронного документооборота и сканирования документов, но сегодня большое количество компаний уже внедрили и успешно пользуются преимуществами этой технологии. Электронный архив является на сегодняшний день одной из самых востребованных услуг в России.

Известна статистика работы с оцифрованными документами. Есть данные, что сканирование и поддержка архива документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 30%. Ваши сотрудники перестают заниматься нерациональной деятельностью по поиску и хранению документов и оптимально выполняют свои служебные обязанности.

Второе важное преимущество электронных архивов — экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ позволяет освободить офис, он всегда доступен в электронном виде.

Также сканирование и электронное хранение документов позволяет существенно повысить уровень конфиденциальности при работе с информацией. Для работы с документом сотрудник должен иметь авторизованный доступ. Только разрешенный документ может быть получен сотрудником для работы. Бумажный архив следует вывезти на внеофисное хранение. Оригиналы документов будут надёжно храниться в архивном хранилище компании.

Сотрудники компании будут пользоваться только электронными версиями документов. Поисковая система позволяет эффективно организовать работу с документами. Скан-образ документа обеспечивает удобный доступ к информации. Документ доступен всегда и может быть загружен для работы в любой момент.